У каждого иногда наступают периоды, когда жаль, что ты не робот и не машина: тащить на себе рабочие задачи, семейные дела и весь быт становится невыносимо. Сезонная ли это хандра или обычная усталость — не так важно. Важнее знать, как преодолеть это состояние, перезагрузиться и повысить собственную эффективность. Мы подготовили для вас пять рекомендаций, которые помогут быть продуктивнее и оставаться в эмоциональном тонусе.
Расставьте приоритеты
На один день или даже на ближайшие несколько часов у вас может быть с десяток самых разных задач. За что хвататься в первую очередь, как все успеть, как ничего не забыть — на эти мысли мы тратим много энергии, которую могли бы направить в более созидательное русло. Научитесь расставлять приоритеты для каждой задачи. Тогда и время будет тратиться эффективнее, и уровень тревоги будет ниже — ведь вы знаете, какую задачу решить сейчас и к какой приступать дальше. Системный подход к собственному расписанию избавляет от каши в голове, и от паники вследствие бесконечного вала самых разных дел.
У расстановки приоритетов есть научный подход — в этом помогает так называемая матрица Эйзенхауэра. Согласно ей, все задачи можно поделить на четыре больших группы:
● Неотложные дела, к которым нужно приступить сию секунду;
● Важные дела, которые немного терпят, но их нужно сделать в ближайшее время;
● Дела, которые вы можете кому-то передать;
● Опциональные задачи, которые можно вообще не делать.
Если говорить проще, поделите все задачи на горящие/несрочные и важные/второстепенные. Составьте в голове или на бумаге список: сначала я берусь за это, потом перехожу к тому. Это простое упражнение, которое тем не менее добавит вашим делам системности и избавит от тревоги за счет чувства контроля над ситуацией. И еще один совет — старайтесь планировать задачи так, чтобы оставалось свободное время. Его можно будет потратить либо на еще одну внезапную задачу (тогда она не станет для вас сюрпризом), либо на отдых и перезагрузку.
Управляйте своим временем
Тайм-менеджмент — целое искусство, которое тем не менее довольно просто освоить. Люди, не владеющие этим навыком, могут сидеть над одной задачей часами, не отдыхая и не переключаясь. Результат ожидаем: падение продуктивности, усталость и раздражительность.
Прислушивайтесь к себе и не стесняйтесь отдыхать тогда, когда этого требует организм. Здесь есть неплохая техника, которую называют методом томата, — она получила свое имя от кухонного таймера в форме помидора. Вам нужно поделить рабочий день на получасовые отрезки, и в каждом из этих отрезков 25 минут должны быть отданы под работу, а 5 — под отдых. Проходите четыре таких цикла и берете отдых подольше — 15 минут. Такая схема универсальна и подходит практически каждому из-за специфики нашего мозга: человеку сложно концентрироваться на одной мелкой задаче дольше получаса и оставаться в фокусе в целом больше полутора-двух часов.
Поддерживайте порядок
Порядок на рабочем месте равен порядку в голове. Когда на рабочем столе хаос, он передается и нам: мы быстрее отвлекаемся, а сфокусироваться становится намного сложнее. Потратьте 5 минут перед началом работы на наведение порядка: разложите документы по папкам, протрите монитор и клавиатуру, уберите со стола лишнее — и вам намного проще будет сконцентрироваться на работе и не отвлекаться.
Но порядок не стоит понимать только как прибранное рабочее место, есть и порядок в собственной психике: не замусоривайте ее просмотром видео и прослушиванием подкастов или музыки во время работы. Если вам хочется создать фон, под который вы будете работать, выберите классическую или нейтральную мягкую электронную музыку.
Отдыхайте от информации
Сегодня стали довольно популярны цифровые детоксы — это временный отказ от изобилия информации, которая валится на нас отовсюду. Люди выключают компьютеры, убирают смартфоны и слушают приятную тишину в собственной голове, которую не прерывает очередная плохая новость или срочная задача.
Замените сидение в соцсетях «оффлайновыми» развлечениями: прогуляйтесь, сходите на концерт, приготовьте вкусный ужин, поиграйте на музыкальном инструменте. Конечно, в ежедневной суматохе у вас не получится уделять этому каждый вечер, но как минимум выходные должны проходить под знаком отдыха, расслабления и любви к себе.
Говоря о ежедневных привычках, стоит взять за правило засыпать и просыпаться без смартфона. Польза здесь двойная: во-первых, вы не засоряете голову потоком информации, во-вторых, вы не нагружаете глаза вредным синим свечением, которое возбуждает психику и сбивает биологические ритмы в вашем организме.
В последнее время популярна и тактика замены смартфона кнопочным телефоном на пару-тройку дней. Вы сознательно отключаете себя от всех новостных лент, но при этом остаетесь на связи, когда это понадобится. Такой метод не потребует больших затрат: приличную кнопочную модель уровня Philips Xenium E6500 или какой-нибудь простенькой Nokia можно приобрести за 3000-4000 рублей. Эти вложения окупятся через месяц, и ваш мозг скажет вам спасибо: временно отказавшись от нескончаемого потока информации, вы очень скоро ощутите ясность сознания и прилив сил.
Передавайте задачи
Помните первый пункт, где мы упомянули делегирование? Поговорим о нем немного подробнее. Слышали когда-нибудь выражение про 20% труда, которые обеспечивают 80% результата? Этот подход имеет свое название — «принцип Парето», и он тоже может быть довольно полезным для повышения эффективности.
Итак, перед вами стоит большая задача: вы можете потратить те самые 20%, чтобы выполнить ее почти полностью, а остальное время посвятить «отточке» и доработке результата. Первую часть лучше сделать самостоятельно, а вторую — делегировать.
Чтобы такой подход имел успех, вам нужно четко формулировать свои требования и пожелания: не стесняйтесь говорить руководителю, что вам нужна помощь и дополнительные руки. Обращайтесь за советом, распределяйте задачи, обсуждайте и договаривайтесь — это поможет избавиться от переработок и даст нужный для психики комфорт, ведь вы обсудили задачу с коллегами, поняли друг друга и знаете, как достичь результата совместными усилиями.
В общем, для эффективной работы нужно уметь правильно отдыхать. Человеческий мозг легко подстраивается и адаптируется под новые условия. Попробуйте добавить в свою жизнь несколько легких и полезных привычек — они быстро дойдут до автоматизма, и вы ощутите, что хаос куда-то уходит, а в делах автоматически появляется системность.